Das Allerheiligste einer Praxisübernahme: die Patientenkartei

Der Patientenstamm ist der größte Schatz einer Arztpraxis – und spielt deshalb bei einer Praxisübernahme die tragende Rolle. Dazu gehört der Karteibestand mit schützenswerten sensiblen Daten, die übrigens auch bei einer Praxisschließung sorgsam zu behandeln sind. Was zwischen Aufbewahrungs-, Schweigepflicht oder Datenschutz zu beachten ist, lesen Sie hier.

Grundsätzlich empfiehlt  sich bei einem Praxisverkauf die Hinzuziehung eines spezialisierten Rechtsanwaltes der mit dieser Thematik vertraut ist. Gerne können wir Ihnen in diesem Bereich bei Bedarf  einen Ansprechpartner nennen.

Wohin bei einer Praxisschließung mit den Patientenunterlagen?

Licht ausschalten, Türe zuziehen und sich aus dem Berufsleben verabschieden? Nein, da war doch noch was! Was tun mit der gesamten Dokumentation zur Ausübung seiner zahnärztlichen Tätigkeit, zu der jeder Mediziner verpflichtet ist. All diese Aufzeichnungen sind bis zu 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, auf Papier oder digital, geschützt gegen Verändern, Vernichten und unrechtmäßiges Verwenden.

Patientendaten Aufbewahrungspflicht

Diese Aufbewahrungspflicht gilt auch nach Schließung der Praxis und geht beim Tod des Zahnarztes auf seine Erben über. Die Unterlagen müssen so verwahrt sein, dass sie einerseits nicht von Dritten eingesehen werden können, andererseits bei Bedarf Zugriff erlauben. Etwa wenn der Patient Einsicht verlangt. Denkbar für die Vorhaltung sind eigene Räume ebenso wie die Übergabe an ein externes Unternehmen.

Wie übergibt man die Patientendaten bei Praxisübergabe an einen Nachfolger?

Auch bei der Übergabe an einen Praxisnachfolger sind Schweigepflicht und Datenschutz zu beachten. Das bedeutet, dass unbedingt die Einwilligung des Patienten vorliegen muss. Das gilt sowohl für Karteikarten als auch für EDV-Daten auf dem Computer.

Umgang mit Datenschutz und Schweigepflicht

Idealerweise holt man eine Einwilligungserklärung jedes Patienten ein, wobei der Nachfolger namentlich zu erwähnen ist. Stattdessen kann im Übergabevertrag festgelegt werden, dass der Nachfolger die Patientenkarteien aufbewahrt, jedoch nur nach ausdrücklicher Zustimmung des Patienten oder dessen „schlüssigem“ Verhalten – nämlich Betreten der Praxis mit Behandlungswunsch – auf die Dokumentation zugreifen darf. Das gilt auch für digitale Daten: Sie sind mit einem Passwort zu schützen, das nur im Falle der Patienteneinwilligung verwendet werden darf.

Datensicherheit Patienten

Welche Übergabeverfahren für die Patientenkartei gibt es beim Praxisverkauf?

Es gibt zwei Möglichkeiten, bei der Praxisübergabe den Umgang mit den Patientenakten zu regeln.

  1. Einzelzustimmung der Patienten: Die Karteien aller Patienten, die ihr Einverständnis erklärt haben, können ohne Weiteres in die Kartei des Praxisnachfolgers integriert werden.
  2. Zwei-Schrank-Modell: Praxisverkäufer und Praxisübernehmer schließen einen Verwahrungsvertrag über die Patientenakten ab, wonach die Ursprungskartei (Praxisverkäufer) getrennt von der laufenden Kartei (Praxisübernehmer) gehalten wird. Erst mit der Einwilligung des Patienten wird der Praxisnachfolger Eigentümer der jeweiligen Kartei und darf sie nutzen.

Insbesondere an dieser Stelle sollte ein Rechtsanwalt mit einbezogen werden, damit der Übergang rechtssicher gestaltet wird.

Patientendaten nach Praxisübergabe für den Patienten zugänglich machen

Patienten haben das Recht, ihre Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einsehen zu dürfen bzw. Kopien davon zu erhalten. Auch ein Praxisnachfolger muss das ermöglichen. Doch wie soll das funktionieren, wenn er selbst den Patienten nicht behandelt? Ganz einfach: mit dem Wunsch nach Einsichtnahme in seine Kartei erteilt der Patient automatisch die Zustimmung, dass der Zahnarzt auf die Unterlagen zugreifen darf.

Wenn Sie eine Praxisabgabe planen und sich auf die problemlose Abwicklung vorbereiten möchten, informieren Sie sich in unserem Seminar Praxisabgabe ohne Stolpersteine. Mehr zum Umgang mit Patientenakten erfahren Sie und Ihre Praxismitarbeiter beim Seminar Datenschutz in der Zahnarztpraxis.