Effektives Controlling in der Zahnarztpraxis

Den Begriff Controlling kennen die meisten – was er im besten Sinne bedeuten kann und wie Controlling effektiv in der zahnmedizinischen Praxis eingesetzt wird, wissen längst nicht alle. Und auch Fehler werden beim Controlling in der Zahnarztpraxis häufig gemacht.

Das englische Verb „to control“ bedeutet kontrollieren, steuern oder regeln. Um etwas zu steuern und zu regeln, bedarf es dauernder Beobachtung, Analyse und Kurskorrekturen. Vielfach wird beim Controlling aber einfach nur rückblickend kontrolliert – und das ist nicht optimal. Denn nur effektives Controlling – und damit aktives Handeln – führt letztendlich zu mehr Erfolg in der Zahnarztpraxis.

Doch was ist Erfolg für Sie eigentlich? Um das zu wissen, müssen Sie sich Ziele setzen. Denn erst dann können Sie überprüfen, ob diese erreicht werden, beziehungsweise ob Sie noch auf dem richtigen Kurs sind. Diese Ziele müssen also überprüfbar sein, realistisch erreichbar und Sie motivieren. Denn basierend darauf wird anschließend ein Business-Plan erarbeitet. Diesen setzen Sie in Ihrer Zahnarztpraxis um und überprüfen dann die Umsetzung anhand des Controllings. Denn gutes Controlling analysiert, ob Sie das erreichen, was Sie geplant haben und hilft Ihnen dabei, gegebenenfalls wieder auf den geplanten Weg zurückzukehren.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Controlling in der eigenen Zahnarztpraxis falsch anzusetzen. Hier die häufigsten Fehler:

Sich aufs Konto beschränken: Wer seinen betriebswirtschaftlichen Erfolg nur prüft, indem er den Kontostand kontrolliert, übersieht, dass hier oft Gelder auf dem Konto liegen, die nicht dem Praxisinhaber gehören, wie unbezahlte Fremdlaborrechnungen oder offene Steuerzahlungen. Ein positiver Kontostand ist noch kein eindeutiges Zeichen für eine gut laufenden Praxis und daher nicht die richtige Kennzahl.
Sich ausschließlich auf den Praxisumsatz fokussieren: Das ist einfach, denn dieser wird zumeist durch die Praxissoftware ermittelt. Manchmal wird zusätzlich der Vorjahresumsatz als Messlatte herangezogen. Gegen diese Methode spricht, dass die Kosten – die sehr häufig das Hauptproblem unwirtschaftlicher Praxen sind – nicht berücksichtigt werden. Sie suggeriert zudem, dass die Umsatzsteigerung einziges Mittel zur Praxisoptimierung ist.

Wer mittels BWA sein Controlling für die Zahnarztpraxis durchführt, hat alle Geldflüsse im Blick, die die Praxis betreffen: sowohl Einnahmen, als auch Ausgaben. Somit werden Umsatz und Kosten gleichermaßen berücksichtigt. Wer seine BWA lesen und verstehen kann sowie die richtigen Schlüsse zieht, macht vieles richtig. Aber es geht noch besser.

Wer eine individuelle Planung für seine zahnmedizinische Praxis erstellt, der weiß durch die BWA nicht nur, wo seine Praxis steht. Durch die vorab erstellte praxisindividuelle Planung weiß er auch, wohin die Praxis sich entwickeln muss und wie das erfolgen soll.

Nur wer die Ziele kennt und den Weg ihrer Umsetzung verstanden und akzeptiert hat, kann sie auch erreichen. Das gilt für alle Mitarbeiter in der Zahnarztpraxis. Denn nur wenn das Team an einem Strang zieht und jeder seine Aufgaben dabei kennt, ist Controlling für die Mitarbeiter und Partner kein Gegen-, sondern ein Miteinander. Dafür müssen Sie Synergien nutzen, Prozesse optimieren, Ablaufpläne festlegen und steuern, sowie – stets und offen – kommunizieren. Dann kann Controlling Fehler vermeiden helfen, statt sie lediglich im Nachhinein aufzudecken. In einem weiteren Artikel erfahren Sie in Kürze weitere Details zur betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA).

Die betriebswirtschaftliche Beratung der ABZ eG unterstützt Sie zudem umfassend, anbieterunabhängig und produktneutral bei Entscheidungen in Ihrer Berufsausübung. Direkt, persönlich vertraulich und individuell.