Zielgerichtete Teamsitzungen – Ein Produktivitätsbooster für Ihre Praxis

In vielen Praxen werden Sie durchgeführt – nur leider bleibt manchmal der Große Nutzen für viele unbemerkt. In der hektischen Welt moderner Zahnarztpraxen sind jedoch effektive Teamsitzungen von großer Bedeutung für den Erfolg und die Effizienz des Praxisbetriebs. Zielgerichtete Teamsitzungen können nicht nur die Kommunikation verbessern, sondern auch die Zusammenarbeit stärken und die Produktivität und Motivation des gesamten Teams steigern. Doch trotz ihrer potenziellen Vorteile werden Teamsitzungen jedoch manchmal halbherzig durchgeführt und dann als ineffektiven Zeitverschwendungen betrachtet.  Mit einigen einfachen, aber effektiven Kniffen können Sie jedoch Ihre Teamsitzungen zu einer Geheimwaffe für mehr Produktivität machen.

1. Effektive Planung von Teamsitzungen

Relevante Themen bilden die Grundlage für erfolgreiche Teamsitzungen. Es kann hilfreich sein, vorab Listen mit Themen und Vorkommnissen wie Fehlermeldungen oder Beschwerden zu führen und diese als Diskussionsgrundlage bzw. als Agenda zu verwenden. Ermutigen Sie alle Mitarbeiter zur Themensetzung beizutragen.

2. Strukturierung von Teamsitzungen

Die Festlegung eines regelmäßigen Termins und Zeitraums für Teamsitzungen ist entscheidend. Je nach Bedarf können Sie den Häufigkeitszyklus für Ihre Praxis bestimmen.  Manchmal sind quartalsweise Teamsitzungen effizienter als wöchentliche Termine.

3. Aktive Teilnahme und Engagement

Die aktive Teilnahme und das Engagement aller Teammitglieder sind von großer Bedeutung. Offene Kommunikation und Einbindung aller Teammitglieder fördern eine effektive Zusammenarbeit und Diskussion. Motivieren Sie alle Mitarbeiter sich einzubringen.

4. Effektive Moderation

Die Rolle des Moderators sollte klar definiert werden. Es muss nicht immer die Praxisleitung sein; diese Rolle kann auch rotieren. Ein respektvoller Umgang, die Durchsetzung der Agenda und die Lenkung von Diskussionen sind wichtige Aufgaben des Moderators.

5. Protokollführung

Alle Ergebnisse und To-Do-Punkte sollten in Protokollen schriftlich festgehalten und anschließend von den Teilnehmern bestätigt werden. Verbindliche Termine und Verantwortlichkeiten klar dokumentieren.

6. Kontinuierliche Verbesserung

Klären Sie bei jeder Teamsitzung die Protokolle des vorherigen Treffens als ersten Agendapunkt ab. Dies ermöglicht eine Überprüfung aller To-Do-Punkte und die Anpassung des Zeitplans oder Überarbeitungen, wenn nötig.

Tipp:

Teamsitzungen bieten auch die Gelegenheit, Unterweisungen durchzuführen und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Praxis voranzutreiben. So kann die Aufarbeitung von Beschwerden in diesen Sitzungen stattfinden und damit eine Routine für Ihr Beschwerdemanagement etabliert werden.

Durch die Umsetzung dieser Tipps können Sie Ihre Teamsitzungen optimieren und so das volle Potenzial Ihres Teams ausschöpfen sowie relevante Anforderungen in routinemäßige Abläufe integrieren.