Die beste Organisation für Ihre Zahnarztpraxis

Egal ob versäumte Termine oder Stau im Wartezimmer, ob Abstimmungsschwierigkeiten mit dem Labor oder bei der Arbeitsplanung der Mitarbeiter – es gibt vieles, was von optimalen Prozessstrukturen in der zahnmedizinischen Praxis abweichen kann. Eine umfassende und individuelle Organisation der Praxisabläufe ist deshalb für eine erfolgreich geführte Zahnarztpraxis essenziell.

Die Organisation der Zahnarztpraxis beinhaltet üblicherweise eine Reihe von festgelegten Standards für bestimmte Vorgänge und Abläufe. Diese Regeln sollen dafür sorgen, dass der Praxisalltag störungsfrei ablaufen kann – für die Patienten, die behandelnden Ärzte und die Mitarbeiter. Bei der Optimierung der praxisinternen Prozesse geht es aber nicht nur darum, dass ausreichend Mitarbeiter anwesend sind, und das Wartezimmer möglichst nicht überfüllt ist: Dahinter stecken auch wichtige Aspekte der Qualitätssicherung. In diesem Zusammenhang wird die Organisation der Arbeitsabläufe in der Zahnarztpraxis häufig auch als Prozessmanagement bezeichnet.

Das Prozessmanagement ist Teil der Qualitätssicherung der Zahnarztpraxis. Denn auch das Management der Termine und die Einteilung des Teams haben einen Einfluss auf die Abläufe, etwa bei Behandlungen oder Hygienemaßnahmen. Ziel sind neben der optimalen Auslastung vor allem ein reibungsloser Ablauf und somit bestmögliche Qualitätssicherung. Das heute übliche Prozessmanagement kommt ursprünglich aus der Industrie. Man hat Abläufe in ihre Einzelbestandteile zerlegt und hinterfragt. Genau diese Analyse ist individuell auch für jede zahnmedizinische Praxis zu tätigen, um alle bestehenden Prozesse erfolgreich zu optimieren und eine bestmögliche Organisation der Zahnarztpraxis zu gewährleisten.

Bei der Analyse der aktuellen Abläufe geht es darum, die einzelnen Schritte zu durchleuchten und auf Schwachstellen zu prüfen. Denn letztendlich sind sie es, die einen großen Teil der Organisation in der Zahnarztpraxis ausmachen. Bei der Optimierung der Terminplanung in der Zahnarztpraxis wird es beispielsweise darum gehen, nicht zu viel Manpower zu binden sowie Versäumnisse zu vermeiden. Eine mögliche Lösung kann digitale Unterstützung durch Online-Terminplanung (z. B. für Standardtermine zur Beratung) oder für automatische Terminerinnerungen bieten. Bei den Abläufen in den Behandlungszimmern ist das Ziel nicht nur, Zeitverluste zu vermeiden, sondern auch die Behandlungseinheiten optimal auszunutzen und gleichzeitig gute Arbeitsbedingungen zu bieten. Dazu gehört auch, die Mitarbeiter ihren Stärken gemäß einzusetzen. Und bei der Abstimmung mit externen Dienstleitern sind genaue Vorgaben zum Ablauf der Prozesse wichtig, die von allen exakt gleich eingehalten werden, damit keine Fehler passieren, die Zeit kosten.

Essentiell für eine möglichst optimale Planung und eine gute Organisation der Zahnarztpraxis ist auch die Bereitschaft zur Mit- und Zusammenarbeit und nicht zuletzt zur Kommunikation. Nur fachlich gut geschulte Mitarbeiter – besonders bei der Terminvergabe – schätzen die einzelnen Arbeitsabläufe zeitlich korrekt ein und tragen damit zum reibungslosen Praxisalltag ebenso bei, wie Zahnärzte, die sich an diese zeitlichen Vorgaben halten und Unvorhergesehenes zügig neu abstimmen. Dafür müssen sie auch ihre Mitarbeiter gut einschätzen und flexibel delegieren können.

Eine Analyse der bestehenden Prozesse ist eine Chance, etwas zu verbessern und die Auslastung der Praxis weiter zu verbessern, ohne die Mitarbeiter dabei überzustrapazieren. Denn wenn alles reibungslos abläuft und wie ein Räderwerk ineinandergreift, kommt auch weniger Stress auf. Das entlastet Zahnärzte und Mitarbeiter und ist auch für die Patienten wichtig. Lange Wartezeiten im Wartezimmer und in den Behandlungsräumen wirken sich negativ auf die Zufriedenheit der Patienten aus und machen auch im Hinblick auf die Außenwirkung und Werbung keinen guten Eindruck. Insofern gehört auch der professionelle Umgang mit unvermeidbaren Verzögerungen zur Verbesserung der Organisation der Zahnarztpraxis und kann – wie alle anderen Maßnahmen auch – zudem zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil beitragen.

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